La optimización del tiempo … Tu tiempo es oro

Trabajar una mayor cantidad de horas al día no significa rendir más. Hay que aprovechar el tiempo y sacarle rendimiento a las horas de trabajo buscando siempre su máxima productividad.

Realizar una misma tarea sin descanso hace que el rendimiento sobre dicha tarea caiga de forma inversamente proporcional al tiempo dedicado. Es por ello que hay que alternar horas de trabajo con momentos de desconexión y esparcimiento. Y ¡ojo! … Que he mencionado «horas» y «momentos» de forma intencionada, entendiendo que la duración temporal del primer término es mucho mayor que la del segundo… Porque hay gente que aplica este método pero de forma inversa … Intercala horas de esparcimiento como momentos de trabajo. Y eso tampoco es 🙂

Realizar una actividad física intercalada en nuestra jornada laboral nos sirve de reset para afrontar la segunda parte de la jornada con otro ánimo. Sirve de limpieza de la mente y permite desconectar. Y aquí hablo de experiencia propia: Son momentos donde consigues desconectar el estrés y la tensión del día a día para centrar en algo totalmente distinto, que requiere otro tipo de atención.

Otros de los elementos que se suelen utilizar de desconexión sobre nuestra tarea principal son las redes sociales (salvo que tu trabajo dependa única y exclusivamente de ellas). La revisión de nuestros perfiles suele ser un método evasivo para romper con una tarea rutinaria o de la que necesitamos descansar. Pero ojo,¡ que debemos ser conscientes de lo que estamos haciendo! porque en nada que nos encantemos el tiempo va pasando inexorablemente mientras vamos recorriendo perfiles, links, comentarios y vídeos de Youtube. Para esto trato de seguir una rutina: Revisión a primera hora de la mañana y a primera hora de la tarde. El resto de momentos, salvo que sea estrictamente necesario y siempre con accesos muy rápidos.

Para tratar de hacer más productivo mi tiempo, intentó seguir los siguientes patrones:

• Desactivar alertas sonoras de cualquier dispositivo. El Whatsapp es una gran recurso comunicativo pero usado para temas ociosos o grupales puede llegar a ser un auténtico incordio… Y no sólo para uno mismo, sino para los que comparten entorno. Cada aviso sonoro es una desconexión sobre la tarea que estamos desarrollando, una ruptura de nuestro trabajo y una vuelta a buscar la concentración y el ver por donde íbamos. Lo mismo ocurre con alertas de Facebook o incluso correos electrónicos. Casi ningún mail es tan importante que requiera de nuestra atención al momento. Los temas extremadamente importantes se hablan (llamadas telefónicas), los mails se dejen para procesar en lote cada X horas (siendo X una cantidad prudencial: una cosa es contestar a la hora y otra 3 días más tarde)

Desactivar las alertas de nuestros dispositivos suele ser una buena opción para no perder la atención sobre nuestro trabajo

• Realizar una TO DO LIST con las tareas que queremos realizar ese día. Esta lista tiene que regirse por dos características
  • Que sea realizable en el espacio temporal que le hemos asignado
  • Que este priorizada, indicando que tareas tenemos que cumplir antes que otras

La consecución de los distintos objetivos que hayamos marcado en nuestra lista serán micro victorias personales en nuestra batalla por conseguir realizar todo aquello que nos hayamos propuesto.

• Planificar reuniones/visitas. En la medida de lo posible, trato de organizar las reuniones de forma concentrada. Prefiero ir un poco justo de tiempo y tener unas reuniones seguidas una tras otra que no tener grandes espacios temporales entre ambas. El cansancio mental puede que sea mayor con reuniones tan seguidas, pero a mi modo de ver, la optimización del tiempo es mayor.

Por ultimo, la multitarea mal ejecutada supone un gran pérdida de tiempo. Siempre en mejor centrarnos en una acción, prestar toda nuestra atención y completarla que tener varias frentes abiertos sin saber sobre cual empezar o ir saltando de una cosa a otra. Si las tareas, por lo que sea, no se pueden terminar, es recomendable documentar el punto en el que nos hemos quedado para que al retomar esa tarea sepamos donde estamos.

Yo intento aplicar estos sencillos tips en aras de mejorar la productividad y, por experiencia propia, se optimiza más el tiempo.